○茨城県人事委員会事務局文書等整理保存規程
昭和61年2月27日
茨城県人事委員会訓令第3号
〔茨城県人事委員会事務局文書整理保存規程〕を次のように定める。
茨城県人事委員会事務局文書等整理保存規程
(平12人委訓令3・改称)
茨城県人事委員会事務局完結文書整理保存規程(昭和38年茨城県人事委員会訓令第2号)の全部を改正する。
(趣旨)
第1条 この訓令は,茨城県人事委員会事務局(以下「事務局」という。)の文書等の整理,保管及び保存に関し必要な事項を定めるものとする。
(平12人委訓令3・一部改正)
(1) 文書等 職員が職務上作成し,又は取得した文書,図画及び電磁的記録(電子的方式,磁気的方式その他人の知覚によつては認識することができない方式で作られた記録をいう。以下同じ。)であつて,職員が組織的に用いるものとして,この訓令により整理し,保管し,及び保存する必要があると認められるものをいい,文書及び図画(以下単に「文書」という。)と電磁的記録とに区分する。
(2) 歴史公文書等 次に掲げる文書等をいう。
ア 県の組織及び機能並びに政策の検討過程,決定,実施及び実績に関する重要な情報が記録された文書等
イ 県民の権利及び義務に関する重要な情報が記録された文書等
ウ 県民を取り巻く社会環境,自然環境等に関する重要な情報が記録された文書等
エ 県の歴史,文化,学術,事件等に関する重要な情報が記録された文書等
(4) 保存 事務局長が文書を事務室から書庫に置き換えて管理することをいう。
(5) 常用文書等 次に掲げる文書等をいう。
ア 条例,規則等の解釈及び運用方針に関する文書(原議書を除く。)
イ 履歴カード,扶養親族カード及び通勤カード
ウ 保存文書台帳
エ 備品出納管理総括カード
(6) 暫定保管文書 事務処理上事務局において保管する特別の必要により,第10条第1項本文の規定による書庫への置き換えをしないで事務室において保管する文書をいう。
(7) 保存期間 文書等を保管し,又は保存する期間をいう。
(平12人委訓令3・平26人委訓令3・平26人委訓令6・一部改正)
(保管文書等管理表の作成等)
第3条 事務局長は,文書等(保存期間が1年以上のものに限る。以下この条において同じ。)を適正に整理し,保管し,及び保存するため,毎年度,保管文書等管理表(様式第1号)を作成しなければならない。
2 保管文書等管理表の作成に当たつては,茨城県情報公開条例(平成12年茨城県条例第5号。以下「条例」という。)第7条各号に規定する不開示情報(以下「不開示情報」という。)が明らかにならないよう配意しなければならない。
(平12人委訓令3・一部改正)
(文書等の整理及び保管の方法)
第4条 事務局長は,文書をその種類,態様等に応じて,フアイル,フオルダー,バインダーその他適宜の収納具(以下「フアイル等」という。)に収納することにより整理するものとする。この場合において,個々のフアイル等には,保管文書等管理表に表示したフアイル等名(以下「フアイル名」という。)を表示するものとする。
2 前項の規定により整理された文書は,ロツカー,キヤビネツトその他の保管用器具(以下「保管庫」という。)に収納することにより保管することができる。ただし,保管庫に収納することが不適当な文書については,棚等のあらかじめ定めた場所に収納することにより行うことができる。
(平12人委訓令3・一部改正)
第4条の2 事務局長は,電磁的記録を適切に整理し,保管しなければならない。
2 電磁的記録は,その種類,態様等に応じて,県の管理するハードディスクその他の記録媒体に記録する方法その他適切な方法により整理するものとする。
3 電磁的記録を県の管理する記録媒体に記録する方法により整理する場合において,個々の記録媒体には,フアイル名を表示するものとする。ただし,記録媒体に名称を付し整理し難い記録媒体に記録する場合には,個々の電磁的記録の集合体に名称を付し,この集合体の名称をもつて,フアイル名とし,保管文書等管理表に表示するものとする。
4 前項の規定により整理された記録媒体は,あらかじめ定めた保管庫に収納することにより保管することができる。ただし,保管庫に収納し難い場合には,事務局長があらかじめ定めた方法により行うことができる。
(平12人委訓令3・追加,平26人委訓令6・一部改正)
第5条 処理済み文書(事務の処理が終了した文書(保存期間が1年以上のものに限る。以下この条において同じ。)。以下同じ。)は,年度(暦年ごとに区分して整理することが適当な文書(以下「暦年整理文書」という。)にあつては年。以下この条において同じ。)ごとに区分して整理しなければならない。
2 処理済み文書の帰属年度は,当該文書の処理が終了した日を基準とするものとする。ただし,4月1日から5月31日までの間に処理が終了した文書のうち前年度の出納に係るものは,前年度に帰属するものとする。
4 前各項の規定により整理した処理済み文書は,次に定めるところにより整理し,保管しなければならない。
(1) 処理済み文書は,前年度又は現年度ごとに配置場所を区分すること。
(2) 処理済み文書をフアイル等に収納するときは,保管文書等管理表に表示したフアイル名の区分に従い,該当するフアイル等に収納すること。
(3) 処理済み文書をフアイル等に収納するときは,当該文書の処理が終了した日の順に置き,新しいものが上にくるようにすること。
(4) フアイル等には,適当な箇所に,フアイル名及び保存期間(第8条の規定に基づき定めた文書の保存期間をいう。)を表示すること。
(5) 同一の年度に属する処理済み文書に係るフアイル等の配列は,保管文書等管理表に表示したフアイル名に係るフアイル等の順序によること。
5 第3項の規定による一件別整理に係る文書については,当該一件別整理に係る文書の処理が終了するまでの間は現年度に発生した文書とみなして,現年度の保管文書等管理表により整理し,保管するものとする。
(平12人委訓令3・平26人委訓令3・一部改正)
第5条の2 処理済み電磁的記録(事務の処理が終了した電磁的記録(保存期間が1年以上のものに限る。以下この条において同じ。)をいう。以下同じ。)は,年度(暦年ごとに区分して整理することが適当な電磁的記録(以下「暦年整理電磁的記録」という。)にあつては年。以下この条において同じ。)ごとに区分して整理しなければならない。
2 処理済み電磁的記録の帰属年度は,当該電磁的記録の処理が終了した日を基準とするものとする。ただし,4月1日から5月31日までの間に処理が終了した電磁的記録のうち前年度の出納に係るものは,前年度に帰属するものとする。
5 第3項の規定による一件別整理に係る電磁的記録については,当該一件別整理に係る電磁的記録の処理が終了するまでの間は現年度に発生した電磁的記録とみなして,現年度の保管文書等管理表により整理し,保管するものとする。
(平12人委訓令3・追加,平26人委訓令3・一部改正)
(常用文書等の整理及び保管)
第6条 事務局長は,常用文書等については,第10条第1項の規定による書庫への置き換えをしないで,引き続き必要な期間保管するものとする。
2 常用文書等は,事務局において常時使用する間は,現年度に発生した文書等とみなして,現年度の保管文書等管理表により整理し,保管するものとする。
(平12人委訓令3・一部改正)
(文書等の保存期間)
第7条 文書等の保存期間の種別は,長期,10年,5年,3年,2年,1年又は事務処理上必要な1年未満の期間(以下この条において「1年未満」という。)とする。
2 保存期間の起算日は,当該文書等(保存期間が1年未満に属する文書等を除く。以下この項において同じ。)の処理が終了した日の属する年度の翌年度の4月1日とする。ただし,暦年整理文書及び暦年整理電磁的記録の保存期間の起算日は,当該文書等の処理が終了した日の属する年の翌年の1月1日とする。
(1) 現に監査,検査等の対象になつているもの 当該監査,検査等が終了するまでの間
(2) 現に係属している訴訟における手続上の行為をするために必要とされるもの 当該訴訟が終結するまでの間
(3) 現に係属している審査請求における手続上の行為をするために必要とされるもの 当該審査請求に対する裁決の日の翌日から起算して1年間
(4) 開示請求があつたもの 条例第11条各項の決定の日の翌日から起算して1年間
4 文書等は,保存期間が満了する日まで必要に応じ記録媒体の変換を行うなどにより,適正かつ確実に利用できるよう適切な方法で保存するものとする。
5 保存期間が1年未満に属する文書等の保存期間の起算日は,文書等の事務処理が終了した日とする。
(平9人委訓令1・平12人委訓令3・平28人委訓令7・一部改正)
(保存期間の決定等)
第8条 事務局長は,次に定めるところに従い,文書等の保存期間を定めるものとする。
(3) 長期に属する文書等については,20年又は30年のうちいずれかの必要な期間を定めること。
(4) 事務処理上作成し,又は取得した1年以上の保管又は保存を必要としない文書等については,適宜,必要な期間を定めること。
2 事務局長は,文書等について,別表に定める基準に基づき,保存期間が満了したときの措置として,歴史公文書等に該当するものにあつては茨城県立歴史館(以下「歴史館」という。)への移管の措置を,それ以外のものにあつては廃棄の措置をとるべきことを定めるものとする。
3 前2項の措置は,原則として文書等の作成時又は取得時に定めるものとする。
(平12人委訓令3・平26人委訓令3・一部改正)
(処理済み文書の編集及び製本並びに保存箱への収納)
第9条 事務局長は,処理済み文書で,保存期間の種別が長期又は10年に属するものについては,当該文書の処理が終了した日の属する年度の翌々年度の4月(暦年整理文書にあつては当該文書の処理が終了した日の属する年の翌々年の1月)に,次に定めるところにより簿冊に編集し,製本しなければならない。
(1) 一の簿冊には,保存期間及び保存期間が満了したときの措置が同一の文書を編集すること。
(2) 文書は,当該文書の処理が終了した日の順に整理し,新しいものが上にくるようにして編集すること。
(3) 一の文書のうちに一の簿冊に編集できないもの又は簿冊に編集し難いものがあるときは,分冊して編集し,又は箱,袋,筒等に収納して整理するとともに,当該簿冊に係る第6号の規定による索引目次にその旨記入すること等によりその状況を明らかにしておくこと。
(4) 簿冊の厚さは,おおむね8センチメートルを標準として編集し,製本すること。
(5) 製本に当たつては,製本表紙(様式第2号)を付すること。
(6) 簿冊には,保存文書索引目次(様式第3号)を付すること。
(1) 一の保存箱には,保存期間及び保存期間が満了したときの措置が同一の文書を収納すること。
(2) 文書は,フアイル等に収納したまま収納すること。
(3) 一の文書のうちに一の保存箱に収納できないもの又は保存箱に収納し難いものがあるときは,2以上の保存箱に分けて収納し,又は袋,筒等に収納して整理するとともに,当該保存箱に係る次号の規定による索引目次にその旨記入すること等によりその状況を明らかにしておくこと。
(4) 保存箱には,その右側面に保存文書索引目次(様式第5号)を張り付けること。
(平9人委訓令1・平12人委訓令3・平26人委訓令3・一部改正)
(処理済み文書の保存等)
第10条 事務局長は,毎年度,前条の規定により製本又は保存箱への収納をした文書を,当該製本又は収納した年度(暦年整理文書にあつては当該製本又は収納をした年の属する年度の翌年度)の当初に,事務室から書庫に置き換えて保存しなければならない。ただし,暫定保管文書については,この限りでない。
4 事務局長は,事務処理上事務室において保管する特別の必要が生じた保存文書については,これを事務室において保管することができる。
5 事務局長は,暫定保管文書については,現年度の保管文書等管理表により整理し,保管しなければならない。この場合において,保管文書等管理表には,当該文書を保管すべき期限を表示しておくものとする。
7 保存文書引継書,保存文書索引目次,暫定保管文書報告書及び暫定保管文書索引目次の作成に当たつては,不開示情報が明らかにならないよう配意しなければならない。
(平9人委訓令1・平12人委訓令3・平26人委訓令3・一部改正)
(保存文書の移管又は廃棄等)
第11条 事務局長は,保存期間が経過した文書については,第8条第2項の規定による定め(変更があつたときは,変更後のもの。以下同じ。)に基づき,歴史館に移管し,又は廃棄しなければならない。
3 事務局長は,第1項の規定により移管された文書について,歴史館から歴史公文書等に該当しない旨の意見が述べられた場合において当該意見が相当であると認めるときは,歴史館において当該文書を廃棄することに同意することができる。
4 事務局長は,保存文書について,保存期間の満了前においてその延長を必要と認めるときは,当該文書の保存期間の延長をすることができる。
5 事務局長は,保存文書について保存期間を短縮することが適当と認めるときは,当該文書の保存期間を短縮することができる。
6 第1項の規定にかかわらず,事務局長は,これらの規定に規定する文書が歴史公文書等に該当しない場合において,当該文書を茨城県情報公開条例施行規則(平成12年茨城県規則第184号)第2条第1項に規定する機関(以下「指定機関」という。)に移管することが適当であると認めるときは,当該文書を指定機関に移管することができる。
(平12人委訓令3・平26人委訓令3・一部改正)
(保管文書等の移管又は廃棄等)
第12条 事務局長は,保存期間の種別が1年以下に属する文書等で保存期間を経過したものについては,毎年4月に,第8条第2項の規定による定めに基づき廃棄しなければならない。ただし,事務局長は,当該文書等を指定機関に移管することが適当であると認めるときは,当該文書等を指定機関に移管することができる。
3 事務局長は,暫定保管文書で,保存期間を経過したもののうち,歴史公文書等に該当するものにあつては歴史館に移管し,歴史公文書等に該当しないものにあつては第8条第2項の規定による定めに基づき廃棄しなければならない。
4 事務局長は,常用文書等のうち常用文書等として扱う必要がなくなつたものがあるときは,当該常用文書等のうち,歴史公文書等に該当するものにあつては歴史館に移管し,歴史公文書等に該当しないものにあつては第8条第2項の規定による定めに基づき廃棄することができる。
(平12人委訓令3・平26人委訓令3・一部改正)
(廃棄文書等の処理方法)
第13条 前2条の規定により文書等を廃棄する場合には,事務局長が別に定める処理方法により行わなければならない。
2 事務局長は,保存期間を短縮して文書等を廃棄する場合には,廃棄する文書等の名称,保存期間を短縮する理由及び廃棄年月日を記載した記録を作成するものとする。
(平12人委訓令3・一部改正)
(保存文書の閲覧及び借覧等)
第14条 保存文書を閲覧し,又は借覧しようとする職員は,保存文書閲覧(借覧)簿(様式第7号)に所要事項を記入し,事務局長の承認を受けなければならない。
2 借覧の期間は,原則として1箇月以内とする。
3 保存文書を閲覧し,又は借覧する職員は,当該文書を抜き取り,若しくは取り替え,又は内容の訂正をしてはならない。
4 保存文書を閲覧し,又は借覧した職員は,当該文書について紛失,損傷その他の事故が生じたときは,遅滞なく事務局長に届け出て,その指示を受けなければならない。
(委任)
第15条 この訓令に定めるもののほか,文書の整理,保管及び保存に関して必要な事項は,事務局長が別に定める。
(平12人委訓令3・一部改正)
付則
1 この訓令は,昭和61年4月1日から施行する。
2 この訓令の施行の際,事務局長が,この訓令による改正前の茨城県人事委員会事務局完結文書整理保存規程(以下「改正前の訓令」という。)第11条の規定により保管している文書の編集及び製本又は保存箱への収納又は書庫への置き換えについては,当分の間,なお従前の例による。
付則(平成元年人委訓令第1号)
この訓令は,公布の日から施行する。
付則(平成9年人委訓令第1号)
この訓令は,公布の日から施行する。
付則(平成12年人委訓令第3号)
1 この訓令は,平成12年10月1日から施行する。
2 この訓令による改正前の茨城県人事委員会事務局文書整理保存規程の規定により現に使用中の用紙については,その残部を限度として,なお使用することができる。
付則(平成26年人委訓令第3号)
1 この訓令は,公布の日から施行する。
2 この訓令による改正後の茨城県人事委員会事務局文書等整理保存規程の規定は,この訓令の施行の日以後に職員が作成し,又は取得した文書等(茨城県人事委員会事務局文書等整理保存規程第2条第1号に掲げる文書等をいう。以下同じ。)について適用し,同日前に職員が作成し,又は取得した文書等については,なお従前の例による。
付則(平成26年人委訓令第6号)
この訓令は,公布の日から施行する。
付則(平成28年人委訓令第5号)
この訓令は,平成28年4月1日から施行する。
付則(平成28年人委訓令第7号)
1 この訓令は,公布の日から施行する。
2 この訓令による改正後の茨城県人事委員会事務局文書等整理保存規程の規定は,この訓令の施行の日以後に職員が作成し,又は取得した文書等(茨城県人事委員会事務局文書等整理保存規程第2条第1号に掲げる文書等をいう。以下同じ。)について適用し,同日前に職員が作成し,又は取得した文書等については,なお従前の例による。
付則(令和3年人委訓令第2号)
この訓令は、公布の日から施行する。
別表 文書等保存期間基準表(第8条)
(平26人委訓令3・全改,平28人委訓令7・一部改正)
1 長期に属する文書等
(1) 規則の制定又は改廃に関するもの(移管)
(2) 訓令,告示,指令及び将来の例規となる通達等に関するもの(移管)
(3) 叙位,叙勲及び重要な褒章,表彰その他の賞勲に関するもの(移管)
(4) 職員の任免,賞罰及び履歴に関するもの(廃棄)
(5) 職員の退職手当に関するもの(廃棄)
(6) 公務災害に関するもの(廃棄)
(7) 人事委員会議事録に関するもの(移管)
(8) 不利益処分の審査請求に関するもの(移管)
(9) 勤務条件の措置要求に関するもの(移管)
(10) 県議会若しくは知事又は任命権者に提出した職員に関する制度に付いての研究成果に関するもの(移管)
(11) 県議会から意見を求められた場合に関するもの(移管)
(12) 人事機関及び職員に関する条例の制定又は改廃に関し,県議会及び知事に対して行った意見の申し出に関するもの(移管)
(13) 人事行政の運営に関し,任命権者に対して行った勧告に関するもの(移管)
(14) 給料表に関し,県議会及び知事に対して行った報告及び勧告に関するもの(移管)
(15) 採用試験及び採用(昇任)選考に関するもの(廃棄)
(16) 採用候補者名簿に関するもの(廃棄)
(17) 労働基準法,労働安全衛生法に基づく職権行使に関するもの(移管)
(18) 前各号に掲げる文書等に類するものその他長期保存を必要と認められるもの(移管又は廃棄(前各項において保存期間満了時の措置が廃棄である文書等に類するものに限る))
2 10年に属する文書等
(1) 職員採用試験問題に関するもの(廃棄)
(2) 前号に掲げる文書等に類するものその他10年保存を必要と認められるもの(移管又は廃棄(前各項において保存期間満了時の措置が廃棄である文書等に類するものに限る))
3 5年に属する文書等(廃棄)
(1) 予算,決算,出納その他の財務会計に関するもの
(2) 全国人事委員会連合会及び連絡協議会に関するもの
(3) 重要な調査,研究等に関するもの
(4) 重要な報告書及び届書に関するもの
(5) 前各号に掲げる文書等に類するものその他5年保存を必要と認められるもの
4 3年に属する文書等(廃棄)
(1) 予算,決算,出納その他の財務会計に関するもので比較的軽易なもの
(2) 調査,研究等に関するもの
(3) 報告書及び届書に関するもの
(4) 前各号に掲げる文書等に類するものその他3年保存を必要と認められるもの
5 2年に属する文書等(廃棄)
(1) 通知,協議,照会,回答,依頼その他の一般文書及びこれらの受理に関するもの
(2) 諸会議に関するもの
(3) 監査に関するもの
(4) 勤務を要しない時間の指定簿,出勤表,休暇カード,時間外勤務命令簿,事務引継書その他職員の服務及び給与に関するもの
(5) 予算,決算,出納その他の財務会計に関するもので軽易なもの
(6) 文書等の収受及び発送簿に関するもの
(7) 前各号に掲げる文書等に類するものその他2年保存を必要と認められるもの
6 1年に属する文書等(廃棄)
(1) 通知,協議,照会,回答,依頼その他の一般文書及びこれらの受理したもので軽易なもの
(2) 臨時職員の任用に関するもの
(3) 職員の福利厚生に関するもの
(4) 前各号に掲げる文書等に類するものその他1年保存を必要と認められるもの
備考
1 文書等の保存期間について法令等に定めがある文書等については,当該法令等に反しない範囲内においてこの基準を適用する。
2 「移管」又は「廃棄」については,保存期間が満了した時の措置に係る基準を示す。
3 常用文書等に係る保存期間が満了した時の措置はこの表で定める基準に準じたものとし,保存期間が1年未満の文書等に係る保存期間が満了した時の措置は「廃棄」とする
4 この表において「廃棄」とされている文書等であつても,歴史公文書等に該当する文書等にあつては,歴史館に移管する必要がある。
(平12人委訓令3・全改,平26人委訓令3・平28人委訓令5・一部改正)
(平26人委訓令3・一部改正)
(平26人委訓令3・一部改正)
(平26人委訓令3・追加)
(平26人委訓令3・一部改正)
(平9人委訓令1・平12人委訓令3・平26人委訓令3・一部改正)
(平元人委訓令1・平26人委訓令3・一部改正)
(平元人委訓令1・平9人委訓令1・平26人委訓令3・一部改正)
(令3人委訓令2・一部改正)